Ile trwa sprowadzenie zwłok z zagranicy do Polski?
W przypadku zgonu naturalnego sprowadzenie osoby zmarłej z takich krajów jak Niemcy, Belgia czy Holandia może zająć około 3-5 dni. Jeżeli jednak w sprawie uczestniczy policja lub prokuratura i konieczna jest sekcja zwłok, czas może wydłużyć się o kolejne dni. Nie ma jednego terminu dla każdego przypadku – wszystko zależy przede wszystkim od okoliczności śmierci i momentu, w którym można uzyskać komplet dokumentów.
Autor: Wojciech Oleksiewicz – właściciel Domu Pogrzebowego Memento Mori, od 24 lat zajmujący się transportem osób zmarłych, w tym transportem międzynarodowym.
Artykuł powstał na podstawie praktycznego doświadczenia autora. Informacje dotyczące procedur administracyjnych są dodatkowo weryfikowane na podstawie aktualnych źródeł urzędowych.
Od czego zależy czas sprowadzenia osoby zmarłej do Polski?
Przez 24 lata zajmowania się transportem osób zmarłych nauczyłem się jednego: podanie terminu bez poznania okoliczności zgonu niewiele znaczy.
Pierwszą rzeczą, którą ustalamy, jest przyczyna i okoliczności śmierci.
Jeżeli mamy do czynienia ze zgonem naturalnym i nie ma udziału osób trzecich, procedura jest zazwyczaj znacznie prostsza. Po uzyskaniu wymaganych dokumentów możemy rozpocząć formalności związane ze sprowadzeniem osoby zmarłej do Polski.
W naszej praktyce przy zgonach naturalnych w Niemczech, Holandii czy Belgii cały proces może zamknąć się nawet w około 3-5 dniach.
Nie traktowałbym jednak tego jako terminu gwarantowanego.
Każdy przypadek jest inny.
„Najważniejsze pytanie brzmi: jaki był rodzaj zgonu? Jeżeli był to zgon naturalny i możemy szybko otrzymać dokumenty, transport można zorganizować bardzo sprawnie. Jeżeli pojawia się policja albo prokuratura, musimy poczekać na zakończenie ich czynności.”
Kiedy sprowadzenie zwłok trwa dłużej?
Najczęściej wtedy, gdy okoliczności śmierci wymagają dodatkowego postępowania.
Może chodzić między innymi o wypadek, podejrzenie udziału osób trzecich albo sytuację, w której konieczne jest przeprowadzenie sekcji zwłok.
W takim przypadku zakład pogrzebowy nie może po prostu odebrać ciała i rozpocząć transportu.
Trzeba poczekać na wykonanie odpowiednich czynności przez policję, prokuraturę lub inne właściwe organy danego kraju, przeprowadzenie sekcji, jeśli została zarządzona, oraz wydanie dokumentów pozwalających na odbiór osoby zmarłej.
Z mojego doświadczenia wynika, że może to wydłużyć całą procedurę o kilka, a czasami o kilkanaście dni. I tego czasu firma zajmująca się transportem po prostu nie jest w stanie przyspieszyć.
Dopiero po zwolnieniu ciała i otrzymaniu wymaganej dokumentacji możemy przejść do kolejnych formalności.
Jakie formalności trzeba załatwić w Polsce?
Samo zorganizowanie transportu nie wystarczy. Sprowadzenie osoby zmarłej z zagranicy wymaga odpowiednich dokumentów zarówno w kraju, w którym nastąpił zgon, jak i w Polsce.
W Polsce potrzebne jest pozwolenie właściwego ze względu na miejsce pochówku starosty albo prezydenta miasta na prawach powiatu. Pozwolenie wydawane jest w porozumieniu z właściwym państwowym powiatowym inspektorem sanitarnym.
Po jego uzyskaniu potrzebne jest również odpowiednie zaświadczenie polskiego konsula pozwalające na sprowadzenie zwłok lub szczątków do kraju.
Szczegółowe wymagania mogą różnić się w zależności od państwa, w którym nastąpił zgon.
Dlatego przy pierwszej rozmowie pytamy nie tylko o kraj, ale również o miejscowość, miejsce zgonu oraz jego okoliczności.
Dopiero wtedy można realnie powiedzieć rodzinie, co trzeba zrobić i ile może to potrwać.
Ile trwa uzyskanie pozwolenia w Polsce?
Warto rozróżnić dwie rzeczy: czas wydania pozwolenia i całkowity czas sprowadzenia osoby zmarłej do Polski.
Właściwy starosta lub prezydent miasta powinien wydać pozwolenie niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od otrzymania kompletnego wniosku.
To jednak tylko jeden z elementów całego procesu.
Do tego dochodzą formalności w państwie, w którym nastąpił zgon, uzyskanie dokumentacji dotyczącej śmierci, ewentualne czynności policji lub prokuratury, procedura konsularna oraz sam transport.
Dlatego odpowiedź na pytanie „ile trwa sprowadzenie zwłok z zagranicy?” nigdy nie powinna brzmieć po prostu: trzy dni, pięć dni albo tydzień.
Najpierw trzeba poznać konkretną sytuację.
Czy kraj, w którym nastąpił zgon, ma znaczenie?
Tak. I to duże.
Procedury nie wyglądają identycznie w każdym państwie.
Inaczej może wyglądać dokumentacja w Niemczech, inaczej w Belgii, Holandii czy innym kraju europejskim. Różnić może się sposób rejestracji zgonu, dokumenty wymagane do wydania ciała czy pozwolenia potrzebne do jego transportu.
Po 24 latach pracy przy takich przewozach wiemy, że nie warto zakładać jednego schematu dla całej Europy.
Każdy przypadek sprawdzamy osobno.
Transport indywidualny czy łączony – dlaczego ma znaczenie?
Może mieć bardzo duże znaczenie zarówno dla czasu, jak i dla ceny transportu.
W Memento Mori realizujemy transporty indywidualne. Oznacza to, że po zakończeniu formalności organizujemy przewóz konkretnej osoby zmarłej. Nie czekamy na zebranie kolejnych zleceń z różnych części Europy.
Na rynku funkcjonują również transporty łączone.
Ich niższa cena może być dla rodziny bardzo kusząca. Problem pojawia się wtedy, gdy rodzina nie zostaje jasno poinformowana, że wybiera właśnie transport łączony.
Firma może wtedy czekać na kolejne zlecenia, układać trasę przez kilka krajów i przewozić podczas jednego wyjazdu kilka osób zmarłych. W praktyce może to wydłużyć czas sprowadzenia bliskiej osoby nawet dwukrotnie.
Dla rodziny oznacza to kolejne dni oczekiwania, przesunięcie terminu pogrzebu i dodatkowe obciążenie w sytuacji, która sama w sobie jest już bardzo trudna.
Dlatego sama niska cena nie powinna być podstawą wyboru.
Przed podpisaniem umowy warto zapytać wprost:
Czy transport będzie indywidualny czy łączony?
Czy podany termin oznacza rzeczywisty termin wyjazdu po osobę zmarłą, czy firma czeka jeszcze na zebranie kolejnych zleceń?
Czy rodzina została poinformowana o wszystkich elementach, które mogą wpłynąć na czas sprowadzenia?
Po 24 latach pracy przy międzynarodowym transporcie osób zmarłych uważam, że rodzina powinna znać odpowiedź na te pytania jeszcze przed porównaniem cen.
Najtańsza oferta nie zawsze oznacza tę samą usługę.
Czy zakład pogrzebowy może załatwić formalności za rodzinę?
W wielu przypadkach tak.
Rodzina może udzielić zakładowi pogrzebowemu pełnomocnictwa do prowadzenia formalności związanych ze sprowadzeniem osoby zmarłej.
W Memento Mori właśnie w ten sposób organizujemy transporty międzynarodowe.
Po otrzymaniu podstawowych informacji kontaktujemy się z odpowiednimi instytucjami, kompletujemy dokumentację, organizujemy wymagane pozwolenia oraz transport do Polski.
Rodzina nie musi samodzielnie ustalać, do którego urzędu zadzwonić w Niemczech, Belgii czy Holandii i jaki dokument będzie potrzebny na kolejnym etapie.
Co powiedzieć podczas pierwszego telefonu?
Na początku potrzebujemy przede wszystkim informacji:
- w jakim kraju i miejscowości nastąpił zgon,
- czy osoba zmarła w domu, szpitalu czy w innym miejscu,
- czy zgon był naturalny,
- czy w sprawie uczestniczy policja lub prokuratura,
- czy rodzina posiada już dokumenty dotyczące zgonu.
Na tej podstawie możemy ustalić, na jakim etapie znajduje się sprawa i jakie czynności trzeba wykonać dalej.
Ile więc trwa sprowadzenie zwłok z zagranicy?
Jeżeli zgon był naturalny, dokumenty są dostępne i nie ma dodatkowego postępowania, w naszej praktyce sprowadzenie osoby zmarłej z wielu krajów Europy może być możliwe w ciągu około 3-5 dni.
Jeżeli jednak sprawę prowadzi policja lub prokuratura, konieczna jest sekcja albo występują problemy z dokumentacją, termin może być znacznie dłuższy.
Znaczenie ma również sposób organizacji samego transportu. Przy transporcie indywidualnym po zakończeniu formalności jedziemy po konkretną osobę. Przy transporcie łączonym firma może czekać na kolejne zlecenia, co dodatkowo wydłuża cały proces.
Po 24 latach wykonywania takich transportów wolę najpierw sprawdzić konkretną sytuację, a dopiero później podać rodzinie realny termin.
Nie ma sensu obiecywać ceny albo daty, które dobrze wyglądają podczas pierwszej rozmowy, jeżeli rodzina później ma zapłacić za nie dodatkowym oczekiwaniem.
Potrzebujesz sprowadzić bliską osobę z zagranicy?
Skontaktuj się z Domem Pogrzebowym Memento Mori i podaj nam kraj, miejscowość oraz podstawowe informacje dotyczące zgonu. Sprawdzimy, jakie formalności są potrzebne w konkretnej sytuacji i jakie będą kolejne kroki.